News

نکات کلیدی که در ایمیل تبلیغاتی باید رعایت کنید

نکات کلیدی که در ایمیل تبلیغاتی باید رعایت کنید

زمانی که استفاده از ایمیل در اوایل دهه 90 میلادی رایج شد، کسب و کارها در جهان تغییر کرد. ایمیل در حال حاضر بخش قابل توجهی از ساعت کاری روزانه ما را تشکیل می‌دهد. با توجه به مطالعه‌ای که توسط شرکت International Data انجام گرفت مشخص شد افراد در کار 28% از هفته کاری خود را صرف خواندن و پاسخ به ایمیل‌ها می‌کنند. در حالی که سعی می‌کنیم سریع تر و کارآمدتر کار کنیم،استفاده از ایمیل برای ارتباط و تبلیغ و اطلاع رسانی درباره محصولات یکی از مهمترین ابزارهای دیجیتال مارکتینگ است و نباید قوانین اجتماعی را که همراه با هر نوع ارتباطی هستند، فراموش کنیم. در ادامه سرمایه وب، 10 نکته مهم و کلیدی از بایدها و نبایدهای آداب و قوانین ارسال ایمیل بیان می کند:

1- یک خط موضوع مشخص داشته باشید؛
اکثر ما باید با صدها ایمیل که هر روز صندوق ورودی ما را پر می‌کنند، رقابت کنیم؛ بنابراین در صورتی که موضوع شما واضح و مشخص باشد احتمال بیشتری وجود دارد که پیام شما خوانده شود. به عنوان مثال، اگر پیشنهادی را به شخصی ارسال می‌کنید مثلا بنویسید پیشنهاداتی برای طرح. افراد برای باز کردن ایمیل به موضوع آن نگاه می‌کنند و اگر جذاب نباشد باز نمی‌کنند.

2- امضای خود را فراموش نکنید؛
هر ایمیل باید شامل یک امضا باشد که به گیرنده می‌گوید شما چه کسی هستید و چگونه می‌تواند با شما تماس برقرار کند. امضا را تنظیم کنید تا به طور اتوماتیک در پایان هر ایمیل به نمایش درآید. این امضا شامل هر گونه جزئیاتی در مورد تماس می‌شود، بنابراین گیرنده دیگر نیازی نیست به دنبال آدرس، ایمیل یا شماره تلفن شما بگردد.

3- از سلام و تعارف‌های مناسب و حرفه‌ای استفاده کنید؛
استفاده از کلماتی مانند سلام در موضوع ایمیل ممکن است حرفه‌ای نباشد اما می‌تواند خوب برای همکارانی باشد با آنها صمیمی هستید؛ اما می ‌توان به جای استفاده از سلام برای اینکه رسمی‌تر شود از اصطلاحاتی مانند (گذاشتن نام فرد) عزیز، صبح بخیر، روز بخیر و غیره استفاده کنید. همچنین استفاده از نام افراد در سلام مانند سلام حامد کاملا مناسب می‌باشد اما به یاد داشته باشید نام افراد را کوتاه یا مخفف نکنید؛ مگر اینکه به شما اجازه داده شود اینکار را انجام دهید و فرد با اینکار مشکلی نداشته باشد.

4- از شوخی در ایمیل خود استفاده نکنید؛
شوخی‌ها به خوبی از طریق ایمیل منتقل نمی‌شوند و ممکن است بد فهمیده شوند. شوخی یا لطیفه، خاص هر فرهنگ است و ممکن است در هر فرهنگی معانی مختلفی داشته باشد. آنچه که شما فکر می‌کنید خنده‌‌دار است شانس زیادی وجود دارد تا توسط فرد گیرنده اشتباه تفسیر شود یا سخن طعنه آمیزی به نظر برسد؛ به این دلیل که دیگر تن صدا و حالت چهره نیست که این حس را منتقل کند. ممکن است موضوعاتی که در گفتار بامزه هستند در نوشتار به گونه‌ای دیگر در نظر گرفته شوند. وقتی در این زمینه شک دارید، از هر گونه شوخی در ارتباطات کاری خود اجتناب کنید.

5- ایمیل‌های خود را غلط گیری و یا تصحیح کنید؛
تعجب نکنید که توسط ایمیلی که می‌نویسید داوری و مورد قضاوت قرار خواهید گرفت. به عنوان مثال در صورتیکه ایمیل شما دارای کلمات اشتباه و خطاهای دستوری باشد، ممکن است شما به عنوان فردی شلخته، بی‌دقت و بی‌سواد تلقی شوید. قبل از اینکه بر روی send کلیک کنید، املا، دستور زبان و متن خود را بازخوانی و بررسی کنید.

6- تصور نکنید که دریافت کنننده ایمیل می‌داند در مورد چه چیزی می‌خواهید صحبت کنید؛
پیام خود را به عنوان یک یادداشت مستقل ایجاد کنید، حتی اگر در ادامه زنجیره‌ای از ایمیل‌های قبلی باشد. این به معنای آن است که شامل هر گونه رفرنس به ایمیل‌ها یا مکالمات قبلی باشد. کامل نبودن یادداشت شما می‌تواند برای گیرنده خسته‌کننده و وقت‌گیر باشد که به ایمیل‌های قبلی شما مراجعه کند و آنها را دوباره ببیند. دریافت‌کننده ایمیل شما ممکن است صدها ایمیل در هر روز داشته باشد و به احتمال زیاد زنجیره‌ای از رویدادها را که به ایمیل شما منتهی می‌شود به یاد نمی‌آورند.

7- به تمام ایمیل‌ها پاسخ دهید؛
پاسخی مؤدبانه و به موقع به هر ایمیل قانونی که به آدرس شما ارسال می‌شود، بدهید. حتی اگر در حال حاضر پاسخی نداشته باشید، ثانیه‌ای وقت بگذارید تا پاسخی به ارسال کننده بدهید تا متوجه شود ایمیل او را دریافت کرده‌اید. همچنین اگر ایمیل به دریافت کننده اشتباه فرستاده شده است، به فرستنده اطلاع دهید.

8- در هنگام عصبانیت، سریع به ایمیل پاسخ ندهید؛
هرگز ایمیل در هنگام عصبانیت ارسال نکنید تا پاسخی گستاخانه ندهید. قبل از فرستادن ایمیل، پیام خود را متفکرانه ملاحظه کنید. اگر احساس عصبانیت می‌کنید، پیام خود را در فولدر drafts بگذارید و دوباره آن را بعدا در زمانی که آرامتر شدید و زمانی برای تنظیم پاسخی مناسب داشتید، مرور کنید.

9- مطالب خصوصی را محرمانه نگه دارید؛
به اشتراک‌گذاری ایمیل‌ها حتی به طور تصادفی بسیار آسان است. اگر مجبور به اشتراک‌گذاری اطلاعات بسیار شخصی یا محرمانه باشید، اینکار را به صورت شخصی یا از طریق تلفن انجام دهید. قبل از پست کردن مطالب حساس در متن ایمیل یا پیوست، اجازه بگیرید.

10- از علامت تعجب یا حرف ندا زیاد استفاده نکنید؛
استفاده از علامت تعجب یا نشانه‌های دیگری مانند هیجان و مخفف‌ها در ارتباطات تجاری به خوبی تفسیر نمی‌شود. از این علامت‌ها استفاده نکنید مگر اینکه بدانید دریافت کننده به خوبی این علائم را می‌داند. همچنین استفاده از چند علامت تعجب پشت سرهم حرفه‌ای نمی‌باشد، مانند این !!!!. علامت تعجب باید سختیگرانه به کار برده شود.

بنابراین با رعایت نکات بالا، در مکاتبات کاری خود دقت بیشتری کرده و باعث می‌شود احتمال موفقیت در کارهای خود را افزایش دهید. حتی اگر اطرافیان و مخاطبانتان این قوانین را رعایت نمی‌کنند، شما سعی کنید تا با درست نوشتن ایمیل‌ها خودتان را از بقیه متمایز کنید. همچنین نوشتن درست، رعایت گرامر و دستور زبان به نوعی نشانه و بیانگر شخصیت شماست.

با ما حرفه ای و تخصصی دیده شوید
گروه طراحی،توسعه و پشتیبانی سرمایه وب

www.sarmayeweb.com

ارسال نظر

ایمیل شما محفوظ خواهد ماند